Порядок проведения и оформления процедуры избрания Представителя работников

1. Подготовительные мероприятия

1. Работнику, выполняющему обязанности специалиста по охране труда, и руководителю организации необходимо ознакомиться с информацией о необходимости избрания Представителя работников и Презентацией «Представитель работников в организации».

2. Распечатать образец заявления о согласии работника исполнять обязанности Представителя работников.

3. Распечатать шаблон Протокола рабочего собрания.

4. Распечатать шаблон Положения о Представителе работников.

5. Запланировать и довести до работников дату проведения рабочего собрания по выбору Представителя работников – уполномоченного (доверенного) по охране труда.

6. Определить максимальное количество работников, которые смогут принять участие в рабочем собрании по выбору Представителя работников – уполномоченного (доверенного) по охране труда и распечатать соответствующее количество Анкет.

2. Проведение рабочего собрания

7. Выбрать голосованием секретаря и председателя общего собрания (целесообразно НЕ назначать председателем собрания руководителей организации).

8. Руководитель организации предлагает утвердить план проведения собрания:

• Рассмотрение необходимости избрания Представителя работников – уполномоченного (доверенного) по охране труда, его функций, обязанностей, прав и предъявляемых к нему требований;
• Избрание Представителя работников – уполномоченного (доверенного) по охране труда.

9. Голосование участников собрания по утверждению предложенного Плана проведения собрания.

10. Руководитель организации или работник, выполняющий обязанности специалиста по охране труда используя информацию о представителе работников доводит до сведения работников о:

• необходимости избрания их представителя;
• функциях и правах представителя;
• требованиях, предъявляемых к представителю;
• процедуре избрания представителя.

11. Выдвижение работниками организации кандидатов на роль Представителя работников – уполномоченного (доверенного) по охране труда.

12. Раздача работникам анкет для голосования (п. 6 части 1).

13. Голосование работников.

14. Подсчет голосов и определение победителя голосования.

15. Избранный голосованием Представитель работников по предложенному образцу (п. 2 части 1) пишет заявление о согласии исполнять обязанности Представителя работников – уполномоченного (доверенного) по охране труда.

16. Передача избранному Представителю работников проекта Положения о Представителе работников (п. 4 части 1) для рассмотрения и внесения возможных предложений.

3. Завершение оформления документов

19. Зарегистрировать протокол рабочего собрания. Т.е. в журнале регистрации протоколов (если такого журнала в организации нет, то рекомендую его завести) записать тему собрания – «Избрание представителя работников», дату проведения собрания и порядковый номер регистрируемого протокола.

20. Внести следующие изменения в проект Протокола рабочего собрания:

• в шапке протокола указать фактическое сокращенное наименование организации;
• в шапке протокола указать дату проведения совещания и регистрационный номер протокола;
• в разделе 1 указать фактические должности (профессии) и Ф.И.О. работников, избранных председателем собрания и секретарем;
• в разделе 1 указать фактическое значение голосов, проголосовавших «За», «Против» и воздержавшихся;
• в разделе 1 указать фактические итоги голосования (единогласно или большинством голосов);
• в разделе 2 указать фактическую должность и Ф.И.О. руководителя организации;
• в разделе 2 указать фактическое значение голосов, проголосовавших «За», «Против» и воздержавшихся;
• в разделе 2 указать фактические итоги голосования (единогласно или большинством голосов);
• в разделе 3 указать фактические должность и Ф.И.О. докладчика;
• в разделах 4, 5 и 6 указать работников, предложивших на рассмотрение кандидатов на роль Представителя работников, а также профессии и Ф.И.О. предложенных кандидатов.
• в разделе 7 указать фактическое количество работников, избранных в комиссию по подсчету голосов, а также должности и Ф.И.О. данных работников;
• в разделе 7 указать фактическое количество голосов, проголосовавших «За», «Против» и воздержавшихся за избрание комиссии по подсчету голосов;
• в разделе 7 указать фактическую характеристику принятия решения по итогам голосования (единогласно или большинством голосов);
• в разделе 8 указать фактическое количество голосов, отданных за каждого предложенного кандидата;
• в разделах 8 и 9 указать фактическую профессию и Ф.И.О. работника, избранного Представителем работников – уполномоченным (доверенным) по охране труда;
• после раздела 9 указать фактические должности (профессии) и Ф.И.О. работников, избранных председателем собрания и секретарем
• в конце документа указать Ф.И.О. и должность работника завершающего оформление протокола и номер его рабочего телефона;
• в приложении к протоколу (в списке участников общего собрания) указать фактическую дату проведения собрания и регистрационный номер протокола;
• указать должности (профессии), фамилии и инициалы работников, участвующих в собрании;
• убрать цветовое выделение в документе;
• сохранить и распечатать документ;
• подписать документ у работников, которые были избраны председателем собрания и секретарем.

21. Зарегистрировать приказ «Об утверждении Положения о представителе работников – уполномоченном (доверенном) по охране труда» (далее — Приказ). Т.е. в соответствующем журнале записать наименование приказа, дату регистрации и порядковый номер регистрируемого приказа.

22. Внести следующие изменения в проект Приказа «Об утверждении Положения о представителе работников – уполномоченном по охране труда»:

• в шапке приказа и везде далее по тексту вместо ООО «Образец» указать фактическое сокращенное наименование организации;
• в шапке приказа указать дату регистрации приказа и его регистрационный номер;
• при необходимости в шапке приказа вместо Санкт-Петербург указать населенный пункт, в котором располагается предприятие;
• в пунктах 2. и 3.3. указать фактические должность, фамилию и инициалы работника, исполняющего обязанности специалиста по охране труда;
• в пунктах 2.1., 2.2., 2.4., 2.5. и 4. указать фактические профессию, фамилию и инициалы избранного Представителя;
• в п. 2.2. при необходимости указать фактические наименования производственных подразделений организации;
• в п. 2.4. указать максимально допустимую дату завершения обучения по охране труда Представителя (желательно указать 1 месяц от даты избрания Представителя);
• в п. 3. указать фактические должности, фамилии и инициалы руководителей производственных подразделений;
• в п. 4. указать фактические должность, фамилию и инициалы работника, исполняющего обязанности бухгалтера;
• в п. 5. указать фактическую должность, фамилию и инициалы заместителя руководителя организации, ответственного за организацию функционирования СУОТ;
• после основного текста приказа указать фактическую должность, фамилию и инициалы руководителя организации;
• в конце документа указать фамилию, инициалы и должность работника завершающего оформление приказа и номер его рабочего телефона;
• на странице № 3 приказа указать фактическую дату регистрации приказа и его регистрационный номер;
• проверить правильность написания должностей, фамилий и инициалов работников, перечисленных в документе;
• убрать цветовое выделение в документе.

23. Сохранить и распечатать Приказ.

24. Внести следующие изменения в проект Положения о Представителе работников:

• в шапке Положения и везде далее по тексту вместо ООО «Образец» указать фактическое сокращенное наименование организации;
• в шапке Положения указать фактические инициалы и фамилию избранного Представителя работников;
• в шапке Положения указать дату согласования Положения Представителем работников;
• в шапке Положения указать дату регистрации приказа, утверждающего Положение, и его номер;
• в шапке Положения указать фактические инициалы и фамилию избранного Представителя, дату регистрации приказа и номер приказа (п. 5. части 3);
• если организация не является ООО, то по тексту везде, где имеется выделение красной заливкой вида организации – «Общество» внести соответствующие изменения;
• при наличии адекватных предложений от избранного Представителя работников внести их в Положение;
• проверить правильность написания должностей, фамилий и инициалов работников, перечисленных в документе;
• убрать цветовое выделение в документе;
• в конце документа указать фамилию, инициалы и должность работника завершающего оформление Положения.

25. Сохранить и распечатать Положение.

26. Расписаться за разработку Положения.

27. Согласовать с Представителем Положение (подписать у Представителя и указать дату подписания).

28. Представить руководителю организации на рассмотрение и подпись Приказ и Положение.

29. Ознакомить с Приказом и Положением всех работников организации.

30. Оформить отдельную папку с наименованием «№ 1. Представитель работников – уполномоченный (доверенный) по охране труда».

31. Подшить в отмеченную выше папку оригиналы следующих документов:

• Протокол рабочего собрания;
• Заполненные анкеты голосования работников;
• Положение о Представителе работников;
• Приказ «Об утверждении Положения о представителе работников – уполномоченном по охране труда».

32. В последующем в папке с № 1 рекомендуется размещать представления (предписания) Представителя работников в случае их оформления, а также результаты реагирования на них администрации.

На этом оформление документов по избранию Представителя работников можно считать завершенным.